NESTÍHÁM TERMÍN, MUSÍME TO POSUNOUT, JE TOHO HODNĚ A ODHADL JSEM TO ŠPATNĚ. Tohle všichni, co pracujeme na různých projektech, velmi dobře známe. Hlavně pokud se jedná o tvorbu něčeho nového, tedy například vývoj nového softwaru.
Dobré plánování má širokou škálu využití a spoustu metodik, ale správné základy můžete implementovat do různých situací. Pokud například plánujete letní grilovačku, je nutné všechny pozvat. Stanovit team, rozdělit správně úkoly, jako naložit maso a koupit pivo, rozdělit odpovědnosti, tedy kdo griluje a kdo má donést dezert a vše časově odhadnout. Zařídit, ať je pivo vychlazené a grill rozpálený, než všichni přijdou. A pokud si s příchodem posledního hosta uvědomíte, že osoba odpovědná za naložení masa, to neudělala a musíte rychle vymyslet náhradní plán, zažíváte stejné věci, jako každý product manager.
S každým projektem o kus dál
V Pixelmate máme roky zkušeností s budováním komplexnich digitálních řešení a prošli jsme si snad všemi problémy, které u projektu mohou nastat. Proto vždy s každým projektem revalidujeme naše postupy a snažíme se vždy posunout o kus dál.
Tyto situace asi zažívá každý. Je však velmi důležité, i přes nápor stresu, termínů a projektů, najít si čas a s celým týmem každý jednotlivý projekt projít. Říct si všechny problémy na které jsme narazili a poté najít řešení, jak jim předejít. Níže jsme sepsali naše zkušenosti a postupy pro dílčí části tvorby projektu:
1. Projektový plán je základ
K tomuto bodu přistupuje každá metodika jinak. Některá ho má přesně definovaný a podle toho rozpadne plán do posledního detailu. Další ho hrubě navrhne, rozpadne detailně první kroky a pustí se do práce. Nechci nyní tvrdit, která je ta správná. Je ale důležité si uvědomit, že plán je nutné mít a naučit se pracovat s jeho změnami během cesty. Současná situace nám ukázala, jak se vše může rychle změnit. Projektový plán je důležitý základ každého projektu. Čím více času mu budete věnovat, tím méně bolehlavů při projektu zažijete. Každý plán by měl být důkladně sepsaný a komunikovaný celému týmu tak, aby mu každý porozuměl a chápal správně priority, každý si uvědomoval svoji odpovědnost a všichni věděli, jaký je cíl.
Sdílení hlavních informací skrze celý tým je velmi důležité. Pokud například design tým oddělíte pouze na UX a UI část. Tedy dostanou jen pár ticketů se slovy: “Udělejte wireframes a tady je brand manual od klienta,” nebudou moci dodat produkt správně a manažer stráví několik zbytečných callů feedbacků, než se design pošle klientovi na kontrolu. Tím může vzniknout nemalé zdržení.
To stejné platí také u vývojového teamu. Manažer nemůže stát celou dobu nad vývojářem a diktovat mu každý krok. Je nutné, aby i vývoj pochopil hlavní principy a celý projekt a měl tak přesně definovanou rozhodovací matici, podle které se bude řídit při micro-rozhodnutích. Můžeme tak předejít tomu, že na konci sprintu nemusíme další sprint alokovat na opravy chyb, které byly jen špatně pochopeny.
2. Odhadovat, ale hlavně předvídat
Nikdy nejde správně odhadnout, že to zabere přesně ten počet hodin. Tedy pokud se nejedná o rutinní tasky. Odhady funkcí by měli vždy dělat ti nejvíce zkušení lidé na projektu. Tim se dá získat jistá míra přesnosti. Pokud je ale projekt na několik tisíc hodin, není to možné nikdy. Důležité je však vědět, že něco přichází, dřív než to přijde - myslím tedy prodloužení termínu. Je tedy dobré průběžně dělat review každého balíčku menších úkolů. Dostanete tak odpověď, jestli je vše podle plánu, případně se něco stihne dřív, nebo něco později. Pro tento účel se nejvíce hodí komunikace, spíše než nástroje. Ideální jsou status meetingy. Status například 2x týdně nebo každý den, vám může odhalit mnohem více, než pouhé přesunutí ticketu na Jiře s reportem hodin. Pokud tedy na každém statusu projdete všechny tasky ve vašem systému, můžete i podle těchto informací upravit časovou náročnost budoucích úkolů. Predikovat tak timeline projektu a případně zavčasu informovat klienta a řešit s ním prodlení.
Není také špatný nápad malinko poddimenzovat sprinty. Zkušenost je taková, že se vždy něco protáhne, objeví, nebo změní. Nemusí tak mít každý sprint tasky, které před sebou bezvýsledně tlačíte a vždy tak skončíte sprint nehotový.
3. Být zodpovědný se vyplatí
Odpovědnost je šíleně důležitá a strašně málo firem ji implementuje. Odpovědnost nemají pouze manažeři a vedení, ale každý člen ve firmě. Každý projekt by měl mít přesně definovanou strukturu odpovědnosti. Je sice náročné vždy definovat, jakou má kdo odpovědnost, co se očekává na konci a jaký je termín, ale pouze takto můžete eliminovat chybovost či špatně nebo pozdě dodanou práci. Pokud každý člen ví přesně, co má udělat, že je za to zodpovědný a kdy to má udělat, máte mnohem větší šanci na úspěšné a včasné dodání dobrého projektu. A tím i spokojeného klienta.
Pokud máte vše správně nastaveno, měli byste takto eliminovat průtahy termínu, protože se nestane, že programátor skončí na konci pracovní doby s nehotovou prací. Na každém projektu jsou přesčasy. Nejde se jim vyhnout, pokud má člověk odpovědnost a neděláme ve státním sektoru. Je s nimi tedy nutné počítat. Z toho plyne nastavení správných odměn a KPI. To už je poté na firmě samotné. Ale je opět nutné definovat odměny efektivně, aby nebyl systém nastaven tak, že KPI nebude motivující pro tým a přestane tak podávat potřebné výkony.
4. V týmu, ale i sami za sebe
Věříme, že každý člen týmu by měl být tak vytrénovaný, aby byl co nejvíce samostatný. Pokud máte samostatný tým, nemusíte na statusech řešit nesmysly a výmluvy, že někdo někomu neposlal obrázek a ten tak nemohl pracovat. Je to, mimo jiné, také spojené se zmiňovanou odpovědností - nemám podklady, sám si je seženu a pracuju dál. Od každého člena týmu je nutné vyžadovat samostatnost a snažit se ho ji co nejlépe naučit.
Tak za nás takto ne. Často jsme se setkali s tím, že dotazy jsou pokládané za něco zlého, že profíci se nemají ptát a zaměstnanci také ne. Že následně začnete působit hloupě a nevzdělaně. My používáme naprosto odlišný přístup. Snažíme se ptát na úplně všechno. I náš tým je naučen, aby se na vše včas zeptal. Vyřešíte tak spoustu problémů, jako například průtahy s projektem, protože se nějaký bod špatně vyspecifikoval a byl implementován bez jasného zadání. Na každém statusu by měli všichni položit své dotazy, které k projektu mají. I pokud někdo zrovna nic velkého nepotřebuje vědět, je lepší se vždy zeptat na cokoliv, s čím jen malinko váhá. V komunikaci s klientem je vždy dobré udělat to stejné. Ukážete, že se o projekt zajímáte a přemýšlíte nad ním. Ale hlavně budete mít s každou odpovědí jasnější zadání. A tím se liší profesionální IT firmy od amatérů. Profíci si umí sehnat pořádné zadání na produkt, který jdou vytvářet. Jenom tak ho můžou udělat pořádně a správně.
5. Upřímnost nade vše
Klientovi se nesmí nikdy lhát ani před ním mlžit. Pokud se narazí na zpoždění projektu, i když ještě nepřišlo, ale víte, že přijde, je vždy nejlepší to klientovi říct a vymyslet plán, co s tím. Například změnit priority některých budoucích úkolů. Vše je opět spojené s odpovědností a profesionálním vedením. Všichni děláme chyby, ale je nutné je otevřeně přiznat, vymyslet řešení a o to více pracovat a ukázat, že vám to není jedno. Pouze tak si získáte důvěru klienta i v případě, že se něco nepovedlo. A to nejen důvěru, ale také dlouholeté partnerství, protože opravdu profesionálních a odpovědných firem není nikdy dost.
Jak vám můžeme pomoci v Pixelmate?
- Pomůžeme vám s nastavením DevOps
- Doplníme vaše kapacity v backendu, frontendu nebo při vývoji mobilní aplikace
- Odřídíme váš projekt nebo celé IT, abyste dosáhli maximální efektivity
- Navrhneme architekturu projektu robustně, efektivně a správně podle nejvyšších standardů
Napište nám a probereme to třeba nad šálkem dobré kávy.
